合同期满或因其他原因终止合同后，必须结转业务档案，编写档案号，妥善保管。

（一）情况说明如果是正常的期满终止合同，在业务档案的情况说明栏内记录：“合同期满，无违约情况，已结付合同保证金”。如果是其他原因的终止合同，也应在情况说明栏内记录清楚原因和保证金处理情况，如退或不退等。

（二）结转档案

1. 将客户的回访记录、登记表放进档案内。

2. 检查档案资料是否齐全、完整，按顺序整理装订，送档案管理员处入档保管。

3. 在客户档案的索引（或目录）旁注明“已结转档案”和结转日期。