总部各职能机构、所属社区、健康、教育公司：

为全面提升企业综合管理水平，提高工作效率，进一步节能降耗，华夏中青管理总部决定自2013年7月16日启用OA办公自动化系统。现就启用办公自动化OA系统(以下简称OA系统)有关事项通知如下：

    一、OA系统在企业管理中的意义

1、有效监控企业运作，协调各种企业资源，分析企业运营状况，协助管理层做出正确分析和决策。

2、搭建协同工作平台。

由于管理工作需要与企业其它各部门人员保持沟通，使用OA系统可以保证沟通过程的时效性、完整性和全面性。

3、节约成本，提高工作效率。

OA系统能够部分实现无纸化办公，同时明确的工作流向和工作流程能够节省大量工作时间，提高工作效率。

4、基于互联网，方便随时办公。

OA移动终端不受时间、空间的限制，能够及时方便处理业务。

    二、OA系统机构架设及应用范围

    (一)机构架设

    见附件。

    (二)应用范围

    1、公文收发：请示报告、请假、用车请示等。

    2、总部发布通知，各部门也可以发布各项内部通知。

3、每天应填写工作日志（特殊情况可第二天补写）。

4、工作汇报或工作总结：每周五将本周主要工作内容，以邮件形式向直接领导汇报。

    三、阶段性工作任务

    1、试运行阶段(2013年7月16日——7月31日)

在试运行阶段，各公司管理员(每个公司设一名兼职管理员，跟总部网络部做对接)应仔细核对人员信息列表，确保本公司人员信息配置准确;在人员发生变动(离职、升迁、调动等)时，须及时更改人员信息，做好用户帐号的变更、注销等事宜;负责本公司用户使用环境配置;解决使用过程中出现的问题等。

所有人员应及时查看OA系统发布的信息、通知、文件，并进行发文、告知、传阅、存档等相关处理。

    2、正式启用阶段(2013年8月1日起)。

OA系统正式启用后，在OA系统中所发公文与传统公文具有同样的效力，逐渐减少下发和接收纸制文本。各系统负责管理员应每天及时登录办公OA系统，及时查阅是否有文件签收，以确保公文的正常流转。其他人员应每天上、下班至少登陆两次系统，确保相关工作顺利开展。

    四、OA办公软件下载安装及登录

    1、登录OA：

    登录北京华夏中青官方网站www.cyhs.cn，在网站最下端红色区域，进入OA办公平台入口，输入用户名及密码即可登录。

    2、OA软件下载：

    各公司委派的管理员与总部网络负责人高扬（联系QQ121869814，手机13522881665）对接，可获得软件下载方式。

    五、其他事项：

1、在试运行期间，各部们、公司领导将对不能按照要求使用OA系统的人员进行提醒；自8月1日正式启用阶段，总部将对各部门执行、使用OA系统进行检查，对于不能按照要求使用的单位和个人，将进行经济处罚。

    2、OA系统运行的组织与管理工作由华夏中青总部负责。为便于系统的更新与完善，请总部各职能部门及各系统公司在使用过程中及时反馈意见和建议，以便进一步完善该系统功能。

华夏中青总部办公室

 2013年7月15日